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Se você ainda não sabe o que faz um auxiliar administrativo, é importante se informar sobre o assunto e estar preparado para trabalhar em uma profissão bastante requisitada no mercado de trabalho.

Você sabe o que faz um auxiliar administrativo, migles? 🤔 Aposto que já viu um monte de vagas de emprego para essa função e sentiu uma enorme curiosidade! Afinal, se os empregadores estão sempre em busca de auxiliares, deve ser um cargo bem importante, certo?

Pode ter certeza: é importante, sim! São pessoas indispensáveis pra organização da empresa. É um serviço superdinâmico, com tarefas como ler e responder a e-mails, recepcionar e orientar o público, anotar e registrar informações, e por aí vai. 👩🏻‍💻

Neste texto, vamos mostrar tudo o que faz um auxiliar administrativo, para tirar suas dúvidas e mostrar como pode ser uma carreira bem promissora. 🚀 Bora pra leitura? 📖

Como está o mercado pra área de auxiliar administrativo?

mercado de trabalho está sempre de olho 🕵🏽 nos bons profissionais e tem muitas vagas a serem preenchidas. Isso acontece porque qualquer empresa que procura manter a organização e regularidade no atendimento ao público e controle de materiais de escritório, por exemplo, precisa de auxiliares administrativos eficientes.

Então, é possível trabalhar nesse cargo em qualquer ramo e em companhias de todos os portes — desde as grandes multinacionais, passando pelas médias empresas e até mesmo os pequenos negócios familiares precisam de agilidade e eficiência na administração, concorda?

O que fazer pra vencer a concorrência nas vagas de auxiliar administrativo?

Se está pensando que a concorrência pode frustrar seus planos de conseguir o tão sonhado emprego ou mesmo crescer nessa carreira, lembre-se de que estudar em bons cursos pra garantir certificados de alta credibilidade é a melhor forma de se destacar. 🗞

Em um curso de auxiliar administrativo, por exemplo, você vai aprender muitas coisas que vão além da rotina de escritório e levar dicas valiosas pra garantir sua vaga! É importante que o empregador perceba que você deseja ser um bom funcionário e que quer se aprimorar como profissional, não é mesmo?

Então, procure se qualificar sempre que possível e fique de olho nas oportunidades de estudar on-line. É uma boa ideia pra quem precisa de horários flexíveis e quer sair na frente dos concorrentes na hora da entrevista de emprego. 🏃🏽‍♀️

Quais os requisitos pra ocupar uma vaga de auxiliar administrativo?

Você deve ter conhecimentos em informática básica, internet e ter completado ou cursar o ensino médio atualmente. É claro que as melhores empresas serão mais exigentes e vão pedir outras certificações, como Excel, digitação rápida e algum nível de estudo em línguas estrangeiras e finanças. 💻

Além disso, um cargo com tantas responsabilidades quanto o de auxiliar administrativo exige muita proatividade, vontade de aprender novas coisas, interesse pela função e identificação com a empresa. Então, fique atento, porque características como essas são fundamentais pra você se tornar um profissional de sucesso! 😁 #ficaadica!

Afinal, o que faz um auxiliar administrativo?

Já falamos um pouquinho sobre algumas das responsabilidades do auxiliar administrativo, não é verdade? Agora, vamos detalhar mais suas funções e mostrar como são essenciais para o bom funcionamento da empresa ⚙️.

Receber e enviar documentos

É o auxiliar administrativo quem recolhe as correspondências ✉️, as distribui, busca e entrega contratos, informa aos outros empregados sobre os contracheques, digitaliza e arquiva documentos e até mesmo redige as atas das reuniões.

Protocolar documentação

Trata-se de reunir toda a documentação — cópias, originais e assinaturas, por exemplo — de um processo na empresa. 🗂 Isso quer dizer que as decisões, novas instruções, normas e regras, negociações e outros atos formais tornam-se oficialmente legais.

O livro de protocolo contém toda a informação protocolar da empresa e, geralmente, é preenchido por funcionários como o auxiliar administrativo. Então, já deu para perceber que precisa ter um certo nível de organização pra conseguir fazer um bom trabalho, né?

Se você deixa a desejar quando o assunto é se organizar, é melhor já começar a mudar de postura, viu? Não importa qual carreira você vá seguir, pois essa é uma qualidade muito importante pra qualquer profissional.

Uma dica? Comece a usar agenda física e on-line pra ter controle sobre sua grana 💵, seus horários e seus gastos. 📔 É um exercício de paciência e que exige prática, mas vai ajudar muito no fluxo da sua rotina.

Recepcionar o público

Sorriso no rosto, tom de voz adequado (não precisa gritar, mas também não deve sussurrar, entende?) e educação, é claro. Com certeza, você gosta de receber um atendimento #top quando está no rolê com os amigos ou quando vai comprar alguma coisa no shopping.

Então, capriche na simpatia e receba as pessoas como gostaria que o recebessem. Muitas empresas, como hotéis, restaurantes, hospitais, salões de beleza e comércio em geral, precisam de pessoas que gostem de atender o público para ajudar na linha de frente, uma função muito importante!

Ajudar no controle da gestão administrativa

Reparou que ser versátil é o que faz o auxiliar administrativo ser considerado um bom profissional? Ter capacidade para aprender coisas novas e assumir várias responsabilidades são habilidades que precisam ser desenvolvidas para ajudar na administração da empresa.

Você pode agregar valor sugerindo ações como pesquisa de satisfação do cliente e do público interno, confraternizações 🎉 e reuniões de feedback 📊. Outra maneira de facilitar a vida dos gestores é tendo rapidez nas tarefas.

“Antes feito do que perfeito” é um ditado que pode motivar aquelas pessoas que acabam gastando tempo demais em coisas simples de fazer.

Responder a e-mails

Uma das primeiras coisas que você vai fazer em sua rotina de trabalho é abrir o e-mail e filtrar todos na caixa de entrada. 🖥 Excluir os spams e publicidades, encaminhar as mensagens prioritárias para as pessoas corretas e ler todo o conteúdo de interesse do seu setor.

Depois disso, deve caprichar na redação dos e-mails de resposta, com o português sempre afiado. Colocar o texto em um corretor ortográfico como o Word evita que erros passem despercebidos na hora da revisão. Mais uma dica #tooop, viu? 🤩

Preencher formulários e planilhas

O conhecimento em Excel é básico, gente! Toda empresa faz algum tipo de controle de gestão usando planilhas e formulários. De início, é bom que saiba construir tabelas, mesclar células e outras funções mais simples.

É importante que procure obter certificados para operar esse programa, pois isso torna o candidato diferenciado. Nos cursos, você vai aprender a desenvolver fórmulas e construir gráficos 📈, ou seja, funções mais específicas do Excel.

Organizar documentos

Veja alguns documentos que devem ser organizados ou arquivados pelo auxiliar administrativo 📑. Repare bem que não era exagero quando falamos sobre versatilidade e organização! Algumas empresas, como escritórios de contabilidade ou de advocacia e cartórios, lidam com um volume enorme desses documentos, além de muitos outros.

  • contas a pagar;
  • correspondências;
  • contratos;
  • notas fiscais de compra e venda;
  • memorandos;
  • atas;
  • certidões;
  • protocolos.

Emitir notas fiscais

Empresas de médio e grande porte já fazem toda a emissão de notas fiscais por sistemas digitais, mas as notas físicas ainda são muito comuns. O que faz um auxiliar administrativo ser ágil para emiti-las, não importa se virtuais ou preenchidas a mão, é ter as informações necessárias 📝 sempre próximas, para que possa consultar:

  • o que é o produto ou serviço;
  • valor unitário;
  • quantidade;
  • valor total;
  • CNPJ da empresa e do cliente;
  • endereço da empresa e do cliente;
  • preço do frete, se for o caso;
  • valor de impostos;
  • valor de descontos.

A nota fiscal comprova a qualidade do produto ou serviço e garante que o cliente tenha direito de registrar qualquer ocorrência nos órgãos de proteção ao consumidor. Também é essencial na hora de fazer a contabilidade e as declarações de renda da empresa.

É importante exigir nota fiscal para possibilitar que benefícios sociais sejam realizados por meio do recolhimento de imposto, não é verdade? Afinal, todo mundo sai ganhando nessa história!

Participar de reuniões

As reuniões são rotineiras 👨🏽‍⚖️ na vida do auxiliar administrativo, sabia? Ele é o responsável por redigir atas, distribuir materiais impressos, preparar a sala e o datashow e até passar um cafezinho para deixar o clima mais amigável, se achar necessário. ☕️

Nessas ocasiões, saber escutar é um excelente jeito de aprender sobre assuntos tratados nas mais diversas áreas e cargos da empresa. Responda quando perguntado, mas não se acanhe. Se acha que pode colaborar com uma informação ou sugestão, não guarde para você — mas evite ficar interrompendo e atrapalhando com comentários desnecessários, ok?

Cadastrar informações

Essa tarefa pode não parecer muito empolgante e dinâmica, mas é muito importante para o crescimento de qualquer empresa. Por isso, faça-a com calma e atenção. O cadastro de clientes e a pesquisa de satisfação, por exemplo, fornecem dados sobre o perfil de consumidor que o estabelecimento tem. Veja o que deve ser cadastrado em relação aos clientes:

  • faixa salarial média;
  • lugares que frequentam;
  • idade média;
  • o que gostam de fazer;
  • o que acharam do atendimento ou do produto;
  • se voltariam para novas compras.

Esses dados vão ser usados para fazer realizar um bom pós-venda, atendimento adequado em caso de garantia e também para planejar e divulgar novas promoções.

Qual é a média salarial do auxiliar administrativo?

Segundo o SINE (Site Nacional de Empregos), a média salarial para essa profissão é de R$ 1.325,00. O pagamento pode variar de R$ 834,00 a R$ 2.101. 💵 Para quem procura uma área para atuar e crescer, é um bom salário, fala sério!

Dá para sair todo fim de semana com os amigos e ainda juntar uma boa grana para continuar estudando e obtendo certificados e diplomas, não é mesmo?

Como se destacar como auxiliar administrativo?

Dominar certas técnicas e estar constantemente atualizado é essencial para adentrar no mercado de trabalho, atuando como auxiliar administrativo. Portanto, é importante seguir dicas que listaremos a seguir!

Tenha um curso profissionalizante ou técnico

Tanto os cursos técnicos quanto os profissionalizantes costumam adiantar a entrada do jovem no mercado de trabalho, uma vez que deixa-o mais preparado para lidar com uma sociedade desenvolvida tecnologicamente. Esses tipos de cursos procuram suprir a necessidade de mão de obra capacitada e qualificada que as empresas estão buscando.

Domine o pacote office

O Microsoft Office consiste em um pacote com vários aplicativos para usos variados. Além do famoso Word (processador de texto), o Excel (planilha de cálculo), também contém o Access (banco de dados), o PowerPoint (apresentador gráfico) e o Outlook (e-mails e contatos).

Isso faz dele um dos programas mais utilizados em empresas e domicílios do mundo inteiro. Dominar a informática no mercado de trabalho é muito importante na rotina profissional do auxiliar administrativo.

Digite de maneira rápida e correta

O auxiliar administrativo deve digitar de maneira rápida, tendo em vista que a função exige agilidade para preparar documentos e outras tarefas já citadas ao longo do post. Por isso, se você ainda não tem muita prática nesse tipo de ação, procure por cursos de digitação para facilitar o aprendizado.

Além disso, é fundamental sabre digitar de maneira correta, pois aqui não cabe erros de digitação nem tampouco erros gramaticais ou de concordância. Portanto, prepare-se bem e revise tudo aquilo que escreve!

Seja fluente em idiomas

Nos dias de hoje, não há como adentrar no mercado de trabalho sem investir em métodos para aprender inglês, assim como aprender espanhol. Desse modo, não perca tempo e passe a estudar os dois idiomas, fazendo bons cursos sobre o tema.

Se for possível também invista em um outro idioma, tal qual o francês, o alemão e até o chinês. Acredite, por mais difícil que possa ser aprender essas línguas, elas prometem abrir muitas portas no tão concorrido mercado de trabalho.

Tenha boa comunicação oral e escrita

Nós sabemos que dominar a arte da comunicação é imprescindível para o profissional que atua em qualquer área. Portanto, empenhe-se em falar clara e objetivamente, assim como aprenda a escrever de modo correto. Seja para essa dica ou outra que trouxemos aqui, investir em um bom curso profissionalizante ajuda o candidato a se preparar melhor!

Seja organizado e proativo

Investir na organização e na proatividade é outra condição relevante para trabalhar como assistente administrativo. Então, organize suas tarefas, horários e compromissos, além de manter-se sempre proativo dentro da empresa. Essas características facilitam sua vida e destacam você no ambiente de trabalho.

Trabalhe de modo colaborativo

Ser colaborativo é auxiliar o colega, além de oferecer participação para formar uma rede interativa. Atualmente, isso se deve ao fato de que a sociedade está inserida nesse processo, sendo que tudo funciona por meio de trocas, não é mesmo?

Solucione problemas

É fato que problemas sempre vão existir nas empresas. Logo, saber lidar com eles todos os dias pode ser um desafio para o auxiliar administrativo.

No entanto, saiba que agindo com calma e objetividade, é possível resolver os contratempos profissionais. O auxiliar administrativo precisa ser ágil para tomar decisões que mantenham o bom trabalho da equipe toda.

Agora que você entendeu o que faz um auxiliar administrativo, que tal preparar o currículo e se candidatar para algumas vagas nesse cargo? Você vai precisar de atitude para vencer a vontade de ficar em casa assistindo a séries e mandando áudio no WhatsApp. 😅 Bora encarar o desafio? 😉

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